IA para investigar, documentos y hojas de cálculo: respuestas que puede comprobar
La IA lee más rápido que usted y se equivoca con más seguridad. Use la herramienta adecuada para cada tarea, pida las fuentes y compruebe lo que importa.
Buscar información, leer sus archivos y trabajar con números.
Se dice «se lo pregunté a la IA» como si fuera una sola actividad. En investigación y papeleo son en realidad tres, y cada una tiene una herramienta adecuada.
- Averiguar algo nuevo, por ejemplo qué exige una normativa o cómo fijan precios sus competidores. Quiere respuestas con fuentes que pueda abrir.
- Entender documentos que ya tiene, como un contrato, un pliego de licitación o un informe de 60 páginas. Quiere respuestas sacadas solo de esas páginas.
- Trabajar con números, como una exportación de ventas o un cuadrante de turnos. Quiere fórmulas y resúmenes que pueda comprobar.
La mayoría de los errores vienen de mezclarlas. Un asistente general al que se le pregunta por su contrato sin tener el contrato delante hará suposiciones.
Una para cada tarea.
Los enlaces llevan a cada proveedor. Las funciones dependen de su plan.
Pida las fuentes y ábralas.
Para cualquier dato, use una herramienta que busque en la web y muestre de dónde sale cada afirmación. Después haga lo que casi todo el mundo se salta: abra dos o tres fuentes y compruebe que dicen lo que afirma la respuesta.
Los buenos prompts de investigación son concretos y dicen para qué quiere la respuesta:
- «¿Qué debe indicar un restaurante en España sobre los alérgenos de su carta? Usa fuentes oficiales y enlaza cada una.»
- «Enumera cinco agencias de selección de Valencia especializadas en hostelería, con su sitio web y lo que dicen sobre sus tarifas. Indica de dónde sale cada dato.»
- «Resume qué ha cambiado en esta normativa desde el año pasado. Si no estás seguro, dilo.»
En temas legales, fiscales, de salud y de dinero, trate la respuesta como una preparación antes de hablar con un profesional, no como el asesoramiento en sí.
Pregunte al archivo, no a internet.
Suba el documento e indique al asistente que responda solo a partir de él. Esta única instrucción elimina la mayoría de las respuestas inventadas, porque la herramienta tiene que señalar un pasaje.
- «Usando solo este contrato, ¿cuál es el plazo de preaviso y qué pasa con los precios en la renovación? Cita la cláusula.»
- «Compara estos tres presupuestos de proveedores en una tabla: precio, qué incluye, plazo de entrega y condiciones de pago. Marca lo que algún presupuesto omite.»
- «Enumera todos los plazos y obligaciones que nos corresponden en este pliego, con el número de página.»
- «Explica este apartado en lenguaje sencillo, como a alguien que nunca ha leído un contrato de alquiler.»
NotebookLM está pensado para esto: usted añade sus fuentes y cada respuesta enlaza con el pasaje que utilizó. También puede convertir un conjunto de documentos en un resumen hablado para escucharlo. Antes de subir nada, compruebe si el archivo contiene datos personales o información confidencial y si su plan es adecuado para ello.
Describa el resultado que quiere.
No hace falta recordar los nombres de las fórmulas. Describa sus columnas y lo que quiere saber:
- «La columna A es la fecha, la B el cliente y la C el importe. Dame una fórmula con el total de ventas por cliente de este mes.»
- «Esta lista tiene duplicados escritos de formas ligeramente distintas. ¿Cómo los encuentro y los unifico?»
- «Esta es una exportación de mi sistema de reservas. ¿Qué tres meses fueron los de más actividad y con qué diferencia?»
Después, pruébela. Compruebe la fórmula con unas filas que pueda sumar a mano. Los asistentes son buenos con las fórmulas y menos fiables cuando hacen sumas largas de memoria, así que pida la fórmula o pida que muestre el cálculo.
Una comprobación de confianza en cinco preguntas.
¿Debe fiarse de esa respuesta?
Piense en lo último que le dijo la IA. Responda a cinco preguntas.
1. ¿La respuesta venía con fuentes o referencias de página?
2. ¿Abrió al menos una fuente y encontró allí la afirmación?
3. ¿La fuente es lo bastante reciente para esta pregunta?
4. ¿Podría explicar la respuesta a otra persona con sus propias palabras?
5. Si está mal, ¿el coste es pequeño y fácil de corregir?
Predice palabras. No consulta nada si no se le pide.
Un asistente de IA escribe la frase siguiente más verosímil. Normalmente lo verosímil y lo cierto coinciden. Cuando no, produce una respuesta segura de sí misma que resulta ser falsa, a veces con una referencia que no existe. A esto se le suele llamar alucinación.
Tres hábitos le protegen: darle el material de origen, pedirle que cite o enlace aquello en lo que se basó y comprobar todo lo que saldría caro si fuera erróneo.
Más guías de la serie.
Las siete guías: IA para empresas, la serie completa.
Preguntas frecuentes.
Respuestas breves y claras.
¿Puedo fiarme de lo que me dice la IA?
Fíese de ella como primera lectora rápida, no como última palabra. Pida fuentes o referencias de página, ábralas y verifique todo lo que afecte a dinero, leyes, salud o seguridad.
¿Qué es una alucinación de la IA?
Es cuando un asistente afirma algo falso como si fuera un hecho, a veces con una referencia inventada. Darle el documento de origen y pedirle que cite el pasaje lo reduce mucho.
¿Puede la IA leer un contrato por mí?
Puede resumir un contrato, encontrar cláusulas y explicarlas en lenguaje sencillo. No es asesoramiento jurídico. Para todo lo que vaya a firmar o a reclamar, consulte a un abogado.
¿Es seguro subir documentos de la empresa a una herramienta de IA?
Revise antes las condiciones de datos de la herramienta. Use un plan para empresas con los documentos confidenciales y elimine los datos personales cuando pueda.
¿Quiere implantar bien la IA en su empresa?
Conectamos la IA con las herramientas que ya utiliza, de forma segura, y enseñamos a su equipo a usarla. Le responderá en un día laborable la persona que hará el trabajo.