IA para pesquisa, documentos e planilhas: respostas que você pode conferir

As pessoas dizem “perguntei para a IA” como se fosse uma atividade só. Em pesquisa e papelada são, na verdade, três, e cada uma tem uma ferramenta adequada.

• Descobrir algo novo, como o que uma norma exige ou como os concorrentes cobram por um serviço. Você quer respostas com fontes que possa abrir.
• Entender documentos que você já tem, como um contrato, um edital ou um relatório de 60 páginas. Você quer respostas tiradas apenas dessas páginas.
• Trabalhar com números, como uma exportação de vendas ou uma escala de equipe. Você quer fórmulas e resumos que possa testar.

A maioria dos erros vem de misturar as três. Um assistente geral que recebe uma pergunta sobre o seu contrato sem ter o contrato na frente vai chutar.

Para qualquer fato, use uma ferramenta que pesquise na web e mostre de onde veio cada afirmação. Depois faça a parte que quase todo mundo pula: abra duas ou três fontes e confira se elas dizem o que a resposta afirma.

Bons prompts de pesquisa são específicos e dizem o que você vai fazer com a resposta:

• “O que um restaurante no Brasil precisa informar sobre alergênicos no cardápio? Use fontes oficiais e coloque o link de cada uma.”
• “Liste cinco agências de recrutamento de Curitiba especializadas em hotelaria e gastronomia, com o site e o que dizem sobre as taxas. Diga de onde veio cada informação.”
• “Resuma o que mudou nesta norma desde o ano passado. Se não tiver certeza, diga.”

Em assuntos jurídicos, tributários, de saúde e de dinheiro, trate a resposta como uma preparação antes de falar com um profissional, não como a orientação em si.

Envie o documento e diga ao assistente para responder apenas com base nele. Essa única instrução elimina a maior parte das respostas inventadas, porque a ferramenta precisa apontar um trecho.

• “Usando apenas este contrato, qual é o prazo de aviso prévio e o que acontece com os preços na renovação? Cite a cláusula.”
• “Compare estes três orçamentos de fornecedores em uma tabela: preço, o que está incluído, prazo de entrega e condições de pagamento. Marque o que algum orçamento deixa de fora.”
• “Liste todos os prazos e obrigações que cabem a nós neste edital, com o número da página.”
• “Explique esta seção em linguagem simples, como para alguém que nunca leu um contrato de aluguel.”

O NotebookLM foi feito para isso: você adiciona as suas fontes e cada resposta aponta para o trecho usado. Ele também transforma um conjunto de documentos em um resumo em áudio para você ouvir. Antes de enviar, verifique se o arquivo contém dados pessoais ou algo confidencial e se o seu plano é adequado para isso.

Você não precisa lembrar os nomes das fórmulas. Descreva as colunas e o que quer saber:

• “A coluna A é a data, a B é o cliente e a C é o valor. Quero uma fórmula com o total de vendas por cliente neste mês.”
• “Esta lista tem duplicados escritos de formas um pouco diferentes. Como encontro e unifico?”
• “Esta é uma exportação do meu sistema de reservas. Quais foram os três meses mais movimentados e com que diferença?”

Depois, teste. Confira a fórmula em algumas linhas que você consiga somar à mão. Os assistentes são bons em fórmulas e menos confiáveis quando fazem contas longas de cabeça, então peça a fórmula ou peça que mostrem o cálculo.

Um assistente de IA escreve a próxima frase mais plausível. Em geral, plausível e verdadeiro são a mesma coisa. Quando não são, ele produz uma resposta confiante que é falsa, às vezes com uma referência que não existe. Isso costuma ser chamado de alucinação.

Três hábitos protegem você: fornecer o material de origem, pedir que ele cite ou coloque o link do que usou e conferir tudo o que sairia caro se estivesse errado.